noções básicas Camila Fiori

Como utilizar o e-mail de forma correta

Dicas para usar bem o e-mailUma de suas atividades como blogueiro é – ou, pelo menos, deveria ser – responder os e-mails que chegam até você.

Podem ser e-mails de leitores, parceiros, anunciantes e tantas outras pessoas interessadas em fazer contato com você.

Pode parecer uma tarefa simples, mas há algumas dicas que tornarão seu uso mais simples, produtivo e eficiente – especialmente para quem os recebe.

 É justamente isso o que você verá neste artigo.

Introdução

Apesar do avanço das redes sociais, comunicadores instantâneos e aplicativos para celulares/tablets, o e-mail continua sendo muito utilizado para comunicação.

Seja para fins pessoais ou profissionais, o e-mail ainda é uma ferramenta extremamente útil.

Para utilizar meu caso como exemplo, nos últimos 30 dias eu respondi nada menos que do que 600 e-mails – isso considerando apenas os que envio através de minha conta do Gerenciando Blog.

Se você usa um e-mail do GMail ou Google Apps, poderá ter acesso a essa informação através do Google Activity.

Se você está começando agora com seu blog, pode ser que seu número seja menor.

Mas, a tendência é que ele aumente com o tempo.

Assuntos que normalmente são tratados por e-mail:

  • Os visitantes enviam dúvidas, elogios, críticas e sugestões.
  • Anunciantes em potencial enviam propostas para anunciar em seu blog.
  • Se você oferece produtos e serviços, seus clientes enviam dúvidas ou pedidos.
  • E muito mais.

Se você chegou até este ponto e pensou “Mas, eu não recebo e-mails sobre meu blog!”, pode ser um bom momento para reflexão.

Você não disponibiliza uma forma para que essas pessoas o contatem?

Pense nas oportunidades que você já perdeu e pode continuar perdendo.

Minha sugestão é que você tenha um formulário de contato em seu blog para isso, e os artigos abaixo o ajudarão:

Considerando que você faça uso do e-mail para seu blog, as dicas abaixo com certeza o ajudarão.

Eu as baseio em minha experiência (e já são mais de 15 anos trocando e-mails) e acredito que tornarão bem mais simples a comunicação entre você quem recebe seus e-mails.

Dica 1 – Tenha um e-mail específico para o seu blog

Esta é uma boa forma para separar os assuntos pessoais dos assuntos “profissionais” (e é assim que vou entender o enfoque que você dá ao seu blog).

Uma situação fictícia e extrema: você tem um e-mail pessoal com o endereço [email protected]

Não há nada de errado em usar esse e-mail para se comunicar com seus amigos e familiares.

Mas, ficará estranho se você utilizá-lo para negociar publicidade com um anunciante para seu blog sobre assuntos jurídicos, pois não soa “profissional”.

Por isso, é melhor ter um e-mail dedicado ao seu blog. Melhor ainda se você puder seguir a Dica 2!

Dica 2 – Tenha um e-mail em seu domínio próprio

Você já tem um domínio próprio em seu blog, correto?

Não???

Pois corra ler e seguir o artigo Tutorial completo para domínio próprio no Blogger antes de continuar com as próximas dicas.

Caso ainda não entenda porque isso é importante, leia o artigo Vale a pena configurar um domínio próprio em seu blog?

Um deslize que muitos cometem é, mesmo tendo um domínio próprio em seu blog, continuar enviando e-mails através de domínio grátis, como o Hotmail, GMail e outros.

Por que isso é errado?

Novamente, ele não passa a sensação de “profissionalismo”.

O que você talvez não saiba é que, se tiver um domínio próprio em seu blog, você pode ter e-mail grátis nesse domínio.

Ou seja: sem nenhum custo adicional, você pode ter um e-mail [email protected], por exemplo.

Atualmente, a Microsoft oferece esse serviço.

Veja no artigo E-mail grátis em seu domínio no Windows Live como fazer isso.

O Google tinha também uma ótima solução, mas ela foi descontinuada.

Veja no artigo O fim do Google Apps grátis (item “1. Tente realizar a inscrição no Google Apps pelo App Engine Admin Console”) uma forma que você pode tentar para ter uma conta lá.

Dica 3 – Crie uma assinatura de e-mail útil para seu blog

Independente do fato de você ter seguido ou não as duas dicas anteriores, esta dica será válida para você.

 A partir do momento que você criou seu blog, acredito que você queira que as pessoas o conheçam e o relacionem ao seu nome.

Correto?

Se for assim, é uma ótima ideia passar a colocar o endereço dele em todos os locais onde você tiver a oportunidade para isso.

Isso inclui seus perfis em redes sociais e, especialmente, sua assinatura de e-mail.

É um local simples para fazer isso e que pode gerar visitas para o seu blog – especialmente se você escreve bem seus e-mails.

Uma forma simples para fazer isso é adicionar o endereço do blog a todos os seus e-mails.

Uma forma melhor, é deixar a sua assinatura configurada no programa  que você usa para enviar os e-mails, para não correr o risco de se esquecer de colocá-lo.

E uma forma ainda melhor é utilizar um serviço como o que apresentei no artigo WiseStamp: assinatura útil para seus e-mails.

Dica 4 – Tenha cuidado com a ortografia

Agora, chegamos a um ponto delicado e que sempre gera discussão.

Sim, eu considero importante escrever os e-mails com o mesmo cuidado que você escreve um texto para o seu blog.

Você não tem esse cuidado nem em seu blog?

Melhor ler o artigo A Importância do Português Correto.

Vamos voltar ao termo “profissional”.

Você está respondendo um e-mail de alguém que deseja anunciar em seu blog ou contratar um serviço seu.

Qual você acha que será a impressão dele ao ver um e-mail com erros de ortografia, frases sem pontuação e difíceis de entender?

É a sua imagem – e a de seu blog – que estão em jogo.

Por isso, use as ferramentas de correção que o próprio e-mail ou o navegador fornecem e se acostume a escrever corretamente.

Dica 5 – Responda os e-mails que você recebe

Todo e-mail recebido diretamente de uma pessoa (veja na Dica 9 porque estou escrevendo isso) merece uma resposta.

Se foi um pedido de ajuda, tente ajudar a pessoa – ou, pelo menos, indique que o e-mail não é o local correto para isso.

 

Se foi um pedido de orçamento, passe o valor ou também indique que você não está aberto a propostas.

Se você recebeu uma crítica válida, agradeça e diga o que pretende fazer a respeito.

Se você foi xingado… bem, nesse caso, melhor nem responder. 🙂

Mas, a dica é: não deixe sem resposta uma mensagem que tenha chegado até você.

Quem faz isso passa a sensação de desinteresse em quem enviou o e-mail.

Não raro recebo e-mails dizendo que sou um dos poucos que responde os e-mails enviados.

É triste saber que muita gente não faz isso, quando parece ser algo natural.

Ah, você não tem tempo para isso?

O artigo Como administrar o tempo que você gasta em seu blog pode ajudá-lo.

Dica 6 – Responda o e-mail que você recebeu, em vez de criar um novo

Todos os serviços e ferramentas de e-mail disponibilizam um botão “Responder”.

É algo simples, mas faço questão de ressaltar aqui sua importância porque nem todos o utilizam.

Se você recebe um e-mail e usa o botão “Responder”, o texto do e-mail anterior será enviado juntamente com a sua resposta ao destinatário.

Isso facilita muito a comunicação, porque a pessoa não tem que se lembrar do que vocês estavam tratando para entender sua nova resposta.

Claro, há situação em que se justifica criar um novo e-mail do zero, especialmente quando se começa um novo assunto – ou quando o e-mail já está tão longo que não faz mais sentido mantê-lo.

Mas, em 95% dos casos, responder no próprio e-mail é a melhor ação.

Dica 7 – Mantenha o título original do e-mail

Esta dica complementa a dica anterior: ao responder, resista à tentação de alterar o título original do e-mail que você recebeu.

Algumas pessoas gostam de colocar a resposta no próprio título – o que acaba atrapalhando em vez de ajudar.

Diversas ferramentas de e-mail utilizam o título para agrupar todos os e-mails daquela conversa, permitindo que fiquem mais bem organizados e simplificando a consulta de outros e-mails sobre o assunto.

Quando você troca o título, as ferramentas perdem isso e passam a considerar aquele e-mail como um assunto novo.

Dica 8 – Utilize o recurso “Responder a todos”

Este é outro recurso básico, mas que nem todos conhecem e utilizam.

Quem escreve um e-mail tem a possibilidade de colocar uma pessoa “em cópia” (normalmente, no campo chamado “Cc”).

É uma forma de enviar o mesmo e-mail para mais de uma pessoa: ele é direcionado para quem está no campo “Para”, mas a pessoa em cópia está acompanhando aquele assunto.

Quando você clicar no botão “Responder a todos”, a sua resposta será enviada são apenas para quem lhe enviou o e-mail, mas também para quem está no campo “Cc”, em cópia.

É uma forma de respeitar quem o enviou, que implicitamente sugeriu que a outra pessoa também quer acompanhar o assunto.

Dica 9 – Pare de receber e-mails desnecessários

Ao mesmo tempo em que o e-mail pode ser uma ferramenta muito útil, ele pode também se tornar um tormento.

Dê uma boa olhada em sua caixa de entrada e veja os e-mails que você recebe.

Quantos deles são realmente úteis?

É bem provável que, além dos e-mails que pessoas enviaram diretamente a você, você também receba alertas de redes sociais, propagandas de produtos e serviços que você não deseja, alertas sobre novidades em ferramentas que você nunca usa e muito mais.

Muitas vezes, o culpado é você mesmo: ao fazer o cadastro em um novo serviço, deixou marcada a opção para receber novidades.

Por isso, o primeiro passo é: deixe de marcar essas opções ao fazer um cadastro em um novo serviço.

Só a marque se você realmente tiver interesse em acompanhar as novidades.

O segundo passo é você avaliar as mensagem desnecessárias que você recebe: normalmente, elas têm uma opção ao final para que você indique que não quer mais receber as novidades, bastando clicar nelas.

Mas, cuidado: só faça isso se for uma empresa que você conheça, confie e onde lembre-se de ter se cadastrado.

Se não for esse o caso, a chance é grande de que se trate de spam e o link ofereça riscos à sua segurança. Neste caso, use a Dica 10.

Dica 10 – Utilize o recurso “Denunciar spam”

O e-mail trouxe consigo uma das maiores pragas virtuais de todos os tempos: o “spam”.

Tratam-se de e-mails que foram enviados a você sem a sua solicitação, normalmente trazendo propagandas ou programas maliciosos, que podem infectar o seu computador, roubar suas informações e muito mais.

Felizmente, os programas de e-mail já costumam reconhecer essas mensagens e a colocam em uma área onde você nem os verá.

Infelizmente, eles não conseguem detectar todas as mensagens desse tipo.

Mas, você pode dar uma forcinha: se você recebeu um e-mail assim, clique no botão “Denunciar spam” ou parecido em seu programa de e-mail.

Isso é mais eficiente do que simplesmente apagar a mensagem.

Ao fazer isso, você “ensinará” ao seu programa que aquela é uma mensagem indesejada, e ele tentará impedir que outras mensagens assim entrem para você.

Outros serviços fazem ainda mais: quando você denuncia o “spam”, ajuda o programa a bloquear o envio desses e-mails também para outros usuários.

Conclusão

Essas são as orientações que eu tenho para oferecer sobre o uso dos e-mails.

Acredito que, usando todas elas, você fará sua sua parte para que o mundo seja um lugar melhor – ao menos quando se trata de e-mails.

E você, tem alguma dica adicional?

Discorda das dicas que dei?

Deixe um comentário!

Ajude-me a divulgar estas dicas, por favor.

Acredito que elas sejam úteis não apenas para quem tem um blog, mas para todos que usam e-mail.

Por isso, compartilhe o link em suas redes sociais, citem o link do artigo em seu blog ou o enviem por e-mail a seus amigos. 🙂

Sobre o autor | Website

Apaixonada por comunicação. Formada em Jornalismo e blogueira por Hobbie. Atual responsável por este e vários outros blogs de Internet Marketing.

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