noções básicas Camila Fiori

Como utilizar o e-mail de forma correta

Dicas para usar bem o e-mailUma de suas atividades como blogueiro é – ou, pelo menos, deveria ser – responder os e-mails que chegam até você.

Podem ser e-mails de leitores, parceiros, anunciantes e tantas outras pessoas interessadas em fazer contato com você.

Pode parecer uma tarefa simples, mas há algumas dicas que tornarão seu uso mais simples, produtivo e eficiente – especialmente para quem os recebe.

 É justamente isso o que você verá neste artigo.

Introdução

Apesar do avanço das redes sociais, comunicadores instantâneos e aplicativos para celulares/tablets, o e-mail continua sendo muito utilizado para comunicação.

Seja para fins pessoais ou profissionais, o e-mail ainda é uma ferramenta extremamente útil.

Para utilizar meu caso como exemplo, nos últimos 30 dias eu respondi nada menos que do que 600 e-mails – isso considerando apenas os que envio através de minha conta do Gerenciando Blog.

Se você usa um e-mail do GMail ou Google Apps, poderá ter acesso a essa informação através do Google Activity.

Se você está começando agora com seu blog, pode ser que seu número seja menor.

Mas, a tendência é que ele aumente com o tempo.

Assuntos que normalmente são tratados por e-mail:

  • Os visitantes enviam dúvidas, elogios, críticas e sugestões.
  • Anunciantes em potencial enviam propostas para anunciar em seu blog.
  • Se você oferece produtos e serviços, seus clientes enviam dúvidas ou pedidos.
  • E muito mais.

Se você chegou até este ponto e pensou “Mas, eu não recebo e-mails sobre meu blog!”, pode ser um bom momento para reflexão.

Você não disponibiliza uma forma para que essas pessoas o contatem?

Pense nas oportunidades que você já perdeu e pode continuar perdendo.

Minha sugestão é que você tenha um formulário de contato em seu blog para isso, e os artigos abaixo o ajudarão:

Considerando que você faça uso do e-mail para seu blog, as dicas abaixo com certeza o ajudarão.

Eu as baseio em minha experiência (e já são mais de 15 anos trocando e-mails) e acredito que tornarão bem mais simples a comunicação entre você quem recebe seus e-mails.

Dica 1 – Tenha um e-mail específico para o seu blog

Esta é uma boa forma para separar os assuntos pessoais dos assuntos “profissionais” (e é assim que vou entender o enfoque que você dá ao seu blog).

Uma situação fictícia e extrema: você tem um e-mail pessoal com o endereço [email protected]

Não há nada de errado em usar esse e-mail para se comunicar com seus amigos e familiares.

Mas, ficará estranho se você utilizá-lo para negociar publicidade com um anunciante para seu blog sobre assuntos jurídicos, pois não soa “profissional”.

Por isso, é melhor ter um e-mail dedicado ao seu blog. Melhor ainda se você puder seguir a Dica 2!

Dica 2 – Tenha um e-mail em seu domínio próprio

Você já tem um domínio próprio em seu blog, correto?

Não???

Pois corra ler e seguir o artigo Tutorial completo para domínio próprio no Blogger antes de continuar com as próximas dicas.

Caso ainda não entenda porque isso é importante, leia o artigo Vale a pena configurar um domínio próprio em seu blog?

Um deslize que muitos cometem é, mesmo tendo um domínio próprio em seu blog, continuar enviando e-mails através de domínio grátis, como o Hotmail, GMail e outros.

Por que isso é errado?

Novamente, ele não passa a sensação de “profissionalismo”.

O que você talvez não saiba é que, se tiver um domínio próprio em seu blog, você pode ter e-mail grátis nesse domínio.

Ou seja: sem nenhum custo adicional, você pode ter um e-mail [email protected], por exemplo.

Atualmente, a Microsoft oferece esse serviço.

Veja no artigo E-mail grátis em seu domínio no Windows Live como fazer isso.

O Google tinha também uma ótima solução, mas ela foi descontinuada.

Veja no artigo O fim do Google Apps grátis (item “1. Tente realizar a inscrição no Google Apps pelo App Engine Admin Console”) uma forma que você pode tentar para ter uma conta lá.

Dica 3 – Crie uma assinatura de e-mail útil para seu blog

Independente do fato de você ter seguido ou não as duas dicas anteriores, esta dica será válida para você.

 A partir do momento que você criou seu blog, acredito que você queira que as pessoas o conheçam e o relacionem ao seu nome.

Correto?

Se for assim, é uma ótima ideia passar a colocar o endereço dele em todos os locais onde você tiver a oportunidade para isso.

Isso inclui seus perfis em redes sociais e, especialmente, sua assinatura de e-mail.

É um local simples para fazer isso e que pode gerar visitas para o seu blog – especialmente se você escreve bem seus e-mails.

Uma forma simples para fazer isso é adicionar o endereço do blog a todos os seus e-mails.

Uma forma melhor, é deixar a sua assinatura configurada no programa  que você usa para enviar os e-mails, para não correr o risco de se esquecer de colocá-lo.

E uma forma ainda melhor é utilizar um serviço como o que apresentei no artigo WiseStamp: assinatura útil para seus e-mails.

Dica 4 – Tenha cuidado com a ortografia

Agora, chegamos a um ponto delicado e que sempre gera discussão.

Sim, eu considero importante escrever os e-mails com o mesmo cuidado que você escreve um texto para o seu blog.

Você não tem esse cuidado nem em seu blog?

Melhor ler o artigo A Importância do Português Correto.

Vamos voltar ao termo “profissional”.

Você está respondendo um e-mail de alguém que deseja anunciar em seu blog ou contratar um serviço seu.

Qual você acha que será a impressão dele ao ver um e-mail com erros de ortografia, frases sem pontuação e difíceis de entender?

É a sua imagem – e a de seu blog – que estão em jogo.

Por isso, use as ferramentas de correção que o próprio e-mail ou o navegador fornecem e se acostume a escrever corretamente.

Dica 5 – Responda os e-mails que você recebe

Todo e-mail recebido diretamente de uma pessoa (veja na Dica 9 porque estou escrevendo isso) merece uma resposta.

Se foi um pedido de ajuda, tente ajudar a pessoa – ou, pelo menos, indique que o e-mail não é o local correto para isso.

 

Se foi um pedido de orçamento, passe o valor ou também indique que você não está aberto a propostas.

Se você recebeu uma crítica válida, agradeça e diga o que pretende fazer a respeito.

Se você foi xingado… bem, nesse caso, melhor nem responder. 🙂

Mas, a dica é: não deixe sem resposta uma mensagem que tenha chegado até você.

Quem faz isso passa a sensação de desinteresse em quem enviou o e-mail.

Não raro recebo e-mails dizendo que sou um dos poucos que responde os e-mails enviados.

É triste saber que muita gente não faz isso, quando parece ser algo natural.

Ah, você não tem tempo para isso?

O artigo Como administrar o tempo que você gasta em seu blog pode ajudá-lo.

Dica 6 – Responda o e-mail que você recebeu, em vez de criar um novo

Todos os serviços e ferramentas de e-mail disponibilizam um botão “Responder”.

É algo simples, mas faço questão de ressaltar aqui sua importância porque nem todos o utilizam.

Se você recebe um e-mail e usa o botão “Responder”, o texto do e-mail anterior será enviado juntamente com a sua resposta ao destinatário.

Isso facilita muito a comunicação, porque a pessoa não tem que se lembrar do que vocês estavam tratando para entender sua nova resposta.

Claro, há situação em que se justifica criar um novo e-mail do zero, especialmente quando se começa um novo assunto – ou quando o e-mail já está tão longo que não faz mais sentido mantê-lo.

Mas, em 95% dos casos, responder no próprio e-mail é a melhor ação.

Dica 7 – Mantenha o título original do e-mail

Esta dica complementa a dica anterior: ao responder, resista à tentação de alterar o título original do e-mail que você recebeu.

Algumas pessoas gostam de colocar a resposta no próprio título – o que acaba atrapalhando em vez de ajudar.

Diversas ferramentas de e-mail utilizam o título para agrupar todos os e-mails daquela conversa, permitindo que fiquem mais bem organizados e simplificando a consulta de outros e-mails sobre o assunto.

Quando você troca o título, as ferramentas perdem isso e passam a considerar aquele e-mail como um assunto novo.

Dica 8 – Utilize o recurso “Responder a todos”

Este é outro recurso básico, mas que nem todos conhecem e utilizam.

Quem escreve um e-mail tem a possibilidade de colocar uma pessoa “em cópia” (normalmente, no campo chamado “Cc”).

É uma forma de enviar o mesmo e-mail para mais de uma pessoa: ele é direcionado para quem está no campo “Para”, mas a pessoa em cópia está acompanhando aquele assunto.

Quando você clicar no botão “Responder a todos”, a sua resposta será enviada são apenas para quem lhe enviou o e-mail, mas também para quem está no campo “Cc”, em cópia.

É uma forma de respeitar quem o enviou, que implicitamente sugeriu que a outra pessoa também quer acompanhar o assunto.

Dica 9 – Pare de receber e-mails desnecessários

Ao mesmo tempo em que o e-mail pode ser uma ferramenta muito útil, ele pode também se tornar um tormento.

Dê uma boa olhada em sua caixa de entrada e veja os e-mails que você recebe.

Quantos deles são realmente úteis?

É bem provável que, além dos e-mails que pessoas enviaram diretamente a você, você também receba alertas de redes sociais, propagandas de produtos e serviços que você não deseja, alertas sobre novidades em ferramentas que você nunca usa e muito mais.

Muitas vezes, o culpado é você mesmo: ao fazer o cadastro em um novo serviço, deixou marcada a opção para receber novidades.

Por isso, o primeiro passo é: deixe de marcar essas opções ao fazer um cadastro em um novo serviço.

Só a marque se você realmente tiver interesse em acompanhar as novidades.

O segundo passo é você avaliar as mensagem desnecessárias que você recebe: normalmente, elas têm uma opção ao final para que você indique que não quer mais receber as novidades, bastando clicar nelas.

Mas, cuidado: só faça isso se for uma empresa que você conheça, confie e onde lembre-se de ter se cadastrado.

Se não for esse o caso, a chance é grande de que se trate de spam e o link ofereça riscos à sua segurança. Neste caso, use a Dica 10.

Dica 10 – Utilize o recurso “Denunciar spam”

O e-mail trouxe consigo uma das maiores pragas virtuais de todos os tempos: o “spam”.

Tratam-se de e-mails que foram enviados a você sem a sua solicitação, normalmente trazendo propagandas ou programas maliciosos, que podem infectar o seu computador, roubar suas informações e muito mais.

Felizmente, os programas de e-mail já costumam reconhecer essas mensagens e a colocam em uma área onde você nem os verá.

Infelizmente, eles não conseguem detectar todas as mensagens desse tipo.

Mas, você pode dar uma forcinha: se você recebeu um e-mail assim, clique no botão “Denunciar spam” ou parecido em seu programa de e-mail.

Isso é mais eficiente do que simplesmente apagar a mensagem.

Ao fazer isso, você “ensinará” ao seu programa que aquela é uma mensagem indesejada, e ele tentará impedir que outras mensagens assim entrem para você.

Outros serviços fazem ainda mais: quando você denuncia o “spam”, ajuda o programa a bloquear o envio desses e-mails também para outros usuários.

Conclusão

Essas são as orientações que eu tenho para oferecer sobre o uso dos e-mails.

Acredito que, usando todas elas, você fará sua sua parte para que o mundo seja um lugar melhor – ao menos quando se trata de e-mails.

E você, tem alguma dica adicional?

Discorda das dicas que dei?

Deixe um comentário!

Ajude-me a divulgar estas dicas, por favor.

Acredito que elas sejam úteis não apenas para quem tem um blog, mas para todos que usam e-mail.

Por isso, compartilhe o link em suas redes sociais, citem o link do artigo em seu blog ou o enviem por e-mail a seus amigos. 🙂

Sobre o autor | Website

Apaixonada por comunicação. Formada em Jornalismo e blogueira por Hobbie. Atual responsável por este e vários outros blogs de Internet Marketing.

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19 Comentários

  1. Melissa Bergonso disse:

    Oi, Adelson!

    Uma outra alternativa para quem quer ter um email com domínio próprio é fazer um redirecionamento de endereço de emails através do próprio painel de controle do domínio do blog. Eu utilizo esta forma. Acho bastante prático e eficiente!

    Um abraço!

    • Adriano Luz disse:

      Olá, Melissa!

      Que ótima dica! Esse eu não conhecia. Parece ser mesmo uma forma simples para ter e-mail no domínio próprio.

      Um abraço e obrigado por compartilhar!

    • Giovanna Pinheiro disse:

      Oi Adelson,
      Gostaria de saber mais como fazer esse redirecionamento.

      Obrigada,
      Giovanna

    • Melissa Bergonso disse:

      Olá, Adelson! De nada!

      Acabei de fazer uma pequena explicação de como fazer este processo em resposta ao comentário do Edigley. Não sei se a explicação está boa, fiz algo bem resumido, mas caso você ache útil, você poderia montar um tutorial detalhado para ensinar os seus leitores. Este processo não é difícil. No gmail ele é até bem simples. Eu só não sei se em outros emails como hotmail, yahoo, etc., é possível fazer estes tipos de configurações, pois não testei.

      Um Abraço!

  2. Paulo disse:

    Evitei comprar um e-book porque o blogueiro não respondia e-mail. Eu me senti ignorado, pois se ele não se importa nem com perguntas dos possíveis compradores, como seria se eu tivesse dúvidas após a compra?

    Muitas lojas também ignoram as perguntas enviadas em formulários ou diretamente pelo sac @ nomedaloja.com.
    Está aí uma excelente oportunidade pra quem é ou quer ser vendedor: responder as perguntas. Eu não entendo essa indiferença. É como se o próprio vendedor não estivesse interessado em vender.

    Acho que nesses tempos de redes "sociais", as pessoas estão se esquecendo de uma forma de comunicação como o e-mail.

    Abraço.

    • Adriano Luz disse:

      Olá, Paulo!

      Muito bem colocado o seu ponto de vista! Quando não somos respondidos, nos sentimentos mesmo ignorados.

      Quem tem um blog – especialmente se vende algum serviço ou produto – não pode se dar o luxo de ignorar os e-mails recebidos. Seu caso ilustra muito bem o motivo para não fazermos isso.

      Um abraço e obrigado por compartilhar sua história!

  3. Samej Spenser disse:

    Olá Adelson, é com prazer que volto a comentar aqui no GB.

    O assunto abordado aqui neste artigo é no mínimo, primordial (e meus parabéns pela didática. Excelente, como sempre!). 😉

    Gostaria de corroborar aqui a dica número 4!
    A utilização da gramática e ortografia (além da conjugação verbal e pontuação) é decisiva na comunicação, (e a comunicação é aquilo que o interlocutor entende do que se comunica!).

    Apesar de o meu blog ter como assunto um tema totalmente diferente do GB, a comunicação é a base da hipnose, tanto que dediquei um artigo especialmente à comunicação via e-mail. O artigo pode ser conferido aqui: Comunicação Efetiva Através de E-mail.

    As dicas de número 5 a 8 são pura e simplesmente essenciais. É incrível a magnitude que uma simples resposta a um e-mail recebido pode proporcionar.

    Outro ponto que considero importante (e que enquadra-se com o segundo parágrafo da dica de número 9) é a criação de marcadores (ou pastas) e filtros para a organização dos e-mails recebidos.
    Desta forma, é possível verificar e/ou visualizar na Caixa de Entrada apenas aquelas mensagens mais relevantes e que merecem atenção imediata, ao invés de ter um aglomerado de e-mails sem importância, notificações de redes sociais e etc.

    Como exemplo, segue um screenshot do meu e-mail pessoal (que optei por utilizar também para meu blog):
    http://img43.imageshack.us/img43/3655/ux2x.png

    [Caso alguém tenha interesse em (aprender a) utilizar marcadores, segue o link da Helen Fernanda, do HTMHelen (onde aprendi): Criar filtro e marcador no Gmail, (voltado à utilizadores do Gmail e/ou Google Apps)].

    Novamente, meus parabéns!

    Abraços.

    Ps.: Adelson, desculpe a quantidade de links no comentário. Apenas inseri o que acredito ser congruente com o artigo em questão.

    • Adriano Luz disse:

      Olá, Samej!

      Que honra tê-lo de volta por aqui!

      Não se preocupe com o número de links. Quando eles são úteis e complementam o artigo original, não vejo problemas em publicá-los.

      Obrigado por complementar o artigo com a dicas sobre os marcadores no Gmail, que são mesmo muito importante para a organização das mensagens. A minha caixa de entrada é bem similar à sua, com marcadores coloridos para tornar mais fácil encontrar as mensagens relevantes.

      Um abraço e seja sempre bem vindo!

    • Samej Spenser disse:

      Eu quem agradeço a calorosa acolhida! 😉

      Fico contente em compartilhar o pouco que sei e utilizo (quando julgo conveniente, claro!).

      E gostaria de concordar também com o amigo Edigley Alexandre (22 de julho de 2013 17:17), quando cita a utilização constante do botão de spam… comigo não é tão diferente não, rsrsrs, minha utilização desse botão está quase que empatada com o botão “Arquivar”.

      Forte abraço e até breve!

  4. Edigley Alexandre disse:

    Olá, Adelson!

    Dei algumas risadas quando li "menininhalindinha". Me fez lembrar de uma secretária de uma escola que trabalhei. Seu e-mail era "meninadanadinha" LOL. Acabei criando uma conta de e-mail para ela com seu nome real.

    Concordo com toas as dicas e ainda cometo alguns deslizes, como descritos na dica 2. Consegui configurar uma conta do gmail usando o meu domínio, mas com esse e-mail só consigo enviar, e não receber e-mails.

    Outra dica que ainda é desconhecida de muita gente, é o recuros cco. Dá uma raiva quando se abre um e-mail de tem 100 e-mails antes de uma mensagem.

    Quanto a dica 10, é o botãozinho que mais uso (risos). Todos os dias denuncio e-mails como spam.

    Abraço e obrigado pelas dicas.

    • Adriano Luz disse:

      Olá, Edigley!

      Quem riu aqui fui eu! Eu achando que meu exemplo era exagerado e quase acertei em cheio o e-mail de sua colega. risos As pessoas não têm mesmo noção da impressão que isso pode causar.

      Muito boa sua dica sobra a Cópia Oculta! Ela pode ser muito útil em casos em que não queremos divulgar o e-mail de todos que estão sendo comunicados naquela mensagem.

      E o botão de spam deveria ser utilizado cada vez por mais pessoas! Nossas caixas ficariam muito mais limpas.

      Um abraço e obrigado pelos complementos ao texto!

    • Melissa Bergonso disse:

      Olá, Edigley!

      Eu consegui configurar minha conta do gmail para receber e enviar emails com meu domínio próprio através do sistema de redirecionamento de email pelo painel do domínio próprio e adicionando nova conta de recebimento no gmail.

      O processo de redirecionamento de e-mails pelo painel do domínio é simples, é só inserir o “usuário” e depois, no outro campo, o email para onde você quer redirecionar. Acredito que todos os painéis de configuração de domínio sejam similares. Deve ter algo escrito assim “usuário”, “domínio” (talvez já esteja previamente preenchido com algo como @seudominio.com, se não estiver, é só preencher), “encaminhar para”.

      É importante, antes de adicionar uma nova conta para recebimento e envio de e-mails no gmail, testar se os e-mails configurados no seu painel de domínio estão chegando em sua caixa de entrada. Se sim, é só seguir o processo a seguir:

      1) Abra o painel de configuração do gmail.
      2) Vá em "Contas" e procure a aba “Enviar email como”. Adicione ali o email com domínio próprio. Se eu não me engano (pois faz tempo que fiz isto), ao adicionar uma conta nova para recebimento, o gmail dá algum tipo de senha. Porém, como o redirecionamento já funciona pelo domínio próprio, você vai receber essa senha no seu email, aí é só inserir no campo pedido e clicar em “ok”.
      3) Caso queira responder com o endereço de domínio próprio, clique “Ao responder uma mensagem: Responda pelo mesmo endereço em que a mensagem foi recebida”, localizado na mesma aba “Enviar email como”.

      Tente e veja se dá certo.

      Abraço!

  5. Giovanna Pinheiro disse:

    Olá Adelson,
    Como sempre te digo, tudo que aprendo é aqui, pq vc responde as nossas duvidas e isso é fundamental para nós.
    Obrigada,
    giovanna

    • Adriano Luz disse:

      Olá, Giovanna!

      Que ótimo vê-la por aqui! E fico muito feliz em saber que os artigos continuam sendo úteis para você!

      Um abraço!

  6. Soube Hoje disse:

    por que vc não publicou meu comentário?? tenso O.o

    • Adriano Luz disse:

      Olá!

      Infelizmente, seu comentário anterior não tinha relação com este artigo, por isso não o publiquei. Deixo esse ponto claro nas instruções que aparecem acima da caixa de comentários.

      Para mim, isso é importante para manter o foco dos comentários no artigo atual.

      Espero que possa compreender.

      Um abraço!

  7. Panorâmica Social disse:

    Olá Adelson,

    Acrescentando mais um elemento na sua excelente postagem sobre os emails, eu acho que uma boa dica é usar um daqueles programas agregadores de emails para quem tem mais de duas ou mais contas e precisa acessar vários emails diferentes, como yahoo, msn, gmail…

    Eu uso o Thunderbird que agrega todas as atualizações numa página só, e acho muito eficiente, porque você pode fazer tudo lá sem precisar visitar cada serviço de email diferente na internet.

    Um grande abraço.
    Almir Ferreira.

    • Adriano Luz disse:

      Olá, Almir!

      Obrigado pela dica! É mesmo bastante útil!

      Eu resolvi esse caso de uma forma diferente: centralizei o recebimento de todos os e-mails em minha conta principal no Google Apps, e as respondo todas por lá.

      Um abraço e obrigado por sua colaboração!

  8. Anônimo disse:

    Muito legal seu post! Parabéns!
    .
    Minha pergunta é com relação a agregadores de email. Esse tal de Thunderbird citado no último comentário pode ser utilizado online ou somente no PC onde estiver instalado?
    .
    Ele apaga os emails de suas contas e também baixa para o PC? Ou armazena online mesmo?
    .
    Ele pode ser usado exclusivamente como leitor de feed?
    .
    Desde já agradeço!
    .
    Bruno

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