guest post Mônica Godinho

Trabalho remoto: quais as melhores ferramentas para o seu time?

De uma coisa não temos dúvida: ao longo dos últimos meses, o trabalho remoto parece ter chegado para ficar. A modalidade, antes uma opção distante por parte de muitas empresas, acabou se tornando uma ótima alternativa, senão a única, para se manter em atividade durante o isolamento social causado pela pandemia do novo coronavírus.

Para muitas pessoas, trabalhar de casa significa poupar o tempo que seria gasto no trânsito, assim como organizar melhor os horários e aproveitar mais a família. Já para as companhias, há o benefício de se reduzir uma série de gastos básicos. O vale-transporte do time, os serviços de limpeza e o aluguel do escritório são ótimos exemplos.

Sua empresa decidiu apostar na modalidade? Então, é fundamental garantir que as pessoas não fiquem dispersas ou se desorganizem à distância. Nessas horas, aliás, algumas ferramentas podem ser fortes aliadas para te ajudar a manter a eficiência. Há opções para se comunicar com os colegas, serviços de videoconferência, aplicativos com foco na gestão de tarefas, entre outras.

Que tal conhecer algumas delas abaixo? Leia o artigo e confira nossas sugestões!

Ferramentas úteis para times em trabalho remoto

Comunicando-se em tempo real

Na ausência de um ambiente presencial, certas plataformas suprem a necessidade de um espaço para interação diária.

Os alinhamentos podem acontecer tanto dentro de salas de bate-papo quanto em reuniões de videoconferência. No caso nas chamadas de vídeo, os únicos pré-requisitos são contar com uma webcam, áudio e ter um bom sinal de internet. Além disso, é válido testar a velocidade de conexão para ver se aquele plano de internet está adequado para as videochamadas constantes que serão realizadas.Nossas dicas:

Hangouts

De forma breve, o Hangouts é uma boa opção para times remotos, trata-se de um app de chat virtual que permite aos usuários conversarem (em grupo, inclusive) via texto, vídeo, áudio, além de anexarem imagens e documentos. Tudo é feito de forma gratuita e intuitiva, através de qualquer conta Google. Até o momento, está disponível para Android, iOS, Google Chrome e Outlook.

Google Meet

Imagine fazer videochamadas de alta qualidade, com total segurança e capacidade de incluir até 250 pessoas? Pois essa é a função do Google Meet.

Além disso, o serviço de comunicação por vídeo da Google também aceita que o usuário grave as reuniões de forma simples e as acesse em qualquer dispositivo, através de um link personalizado. O serviço é gratuito para quem tem uma conta Google.

Microsoft Teams

Aqui está o que a ferramenta reúne: seção de chats privados e coletivos, espaço para videoconferências, apps do Office, chamadas de áudio e a possibilidade de compartilhar arquivos em nuvem. Possui planos gratuitos e pagos, que variam de acordo com a necessidade de cada negócio.

Zoom

Em seu plano inicial (sem custos), o Zoom possibilita que equipes de até 100 pessoas se reúnam para videoconferências de cerca de 40 minutos, enquanto as reuniões individuais são ilimitadas. Nas versões pagas, com foco em empresas maiores, é possível hospedar mais de 500 participantes, armazenar gravações na nuvem à vontade e ainda contar com uma central de atendimento técnico!

Para gerir melhor as tarefas

A organização das tarefas também merece um cuidado especial durante o trabalho remoto. Isso porque é importante manter a disciplina, organizando o horário para dar conta de tudo o que chega diariamente.

Muitas empresas, como é o caso da startup Melhor Plano, de Belo Horizonte-MG, desde a sua criação funcionam de forma remota e sempre contaram com soluções de gestão de projetos como uma forma de acelerar as entregas da equipe. Afinal, com o registro virtual do trabalho, não há o risco de se esquecer das atividades urgentes — ou até mesmo perder de vista o que cada um está realizando.

Vamos conferir algumas delas?

Trello

É provável que você já tenha ouvido falar do Trello. De modo breve, a base do aplicativo são cartões, listas e quadros diversos, que podem ser usados como você quiser: para assinalar as tarefas que está fazendo, acompanhar as dos colegas ou planejar a próxima semana da equipe. A plataforma, muito simples, se adapta às necessidades do usuário.

Sabe o que é mais legal? É que dá para mencionar outros membros nos cartões, anexar arquivos, programar para sermos notificados quando alguém nos marca e criar um verdadeiro fluxo de conversa dependendo da tarefa.

 

O Trello está disponível gratuitamente para Android e iOs, em smartphones ou desktops.

Todoist

Como o próprio nome sugere, esse é um app de gestão de compromissos em formato de listas. Por lá, o usuário adiciona todas as atividades a serem feitas recorrentemente ou até certos prazos. A partir disso, ele consegue delegá-las a outras pessoas, que também interagem com os registros de forma rápida.

Vale destacar que as funcionalidades englobam a criação de níveis de prioridade para as entregas e projetos com várias subtarefas distintas.

Tanto a versão grátis quanto a premium são acessadas em dispositivos móveis e desktop. Para quem prefere, há extensões específicas para navegadores, wereables e plugins de e-mail.

Notion

Há quem considere o Notion um aplicativo “tudo em um”, graças a seus inúmeros recursos.

Só para se ter uma ideia, as páginas em branco do app podem se transformar em blocos de notas, wikis, listas de tarefas, planilhas, entre outros. É uma espécie de caderno em branco digital, maleável e totalmente colaborativo!

Embora seja mais recente que os demais (o app oficial para Android, por exemplo, chegou apenas em 2018), a ferramenta já funciona em diversos navegadores web. Há, ainda, uma opção para dispositivos iOs e uma versão complementar para desktop.

E o compartilhamento de arquivos?

A transferência de documentos pode aumentar no home office, principalmente porque os arquivos impressos são substituídos por versões digitais.

Nesse sentido, aqui vão duas dicas de soluções para hospedá-los da melhor maneira. Lembrando que ambas são compatíveis com todos os sistemas e prezam pela segurança dos dados do usuário

Google Drive

Um conhecido de muita gente, o serviço de armazenamento em nuvem da Google se destaca pela praticidade. São 15 GB livres ao todo, que podem ser usados para guardar e encaminhar anexos de e-mail, fotos, vídeos e outros arquivos. Os conteúdos são sincronizados em qualquer tipo de dispositivo e não exigem instalação.

Se isso não for o suficiente para sua equipe, saiba que você pode comprar mais espaço o atualizando para o Google One. As alternativas pagas oferecem de 100 GB a 30 TB.

WeTransfer

Está com pressa, mas precisa mandar aquele arquivo para um colega de trabalho? Utilize o WeTransfer, que aceita documentos de até 2 GB.

Basta acessar o site do serviço, colocar o seu e-mail, o endereço do destinatário e baixar o arquivo em questão. As transferências chegam a ele em questão de segundos, por e-mail ou via link! Daí em diante, o documento fica disponível para download em até uma semana.

O ponto alto da ferramenta vai para a rapidez do processo, já que não é necessário se cadastrar ou informar dados pessoais. Prático, não?

Esperamos que, com tantas sugestões, seu time esteja mais preparado para driblar a distância. Gostou do conteúdo? Leia mais artigos no Gerenciando Blog.

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